인사기록카드
사진
(3×4cm)
(3×4cm)
| 성명(한글) | 성명(한자) | ||
|---|---|---|---|
| 생년월일 | 성별 | ||
| 사번 | 입사일 | ||
| 소속 | 직위 | ||
| 연락처 | 비상 연락처 | ||
| 주소 | |||
학력
| 기간 | 학교명 | 전공 | 구분 |
|---|---|---|---|
경력
| 기간 | 회사명 | 직위 | 담당업무 |
|---|---|---|---|
가족 사항
| 관계 | 성명 | 생년월일 | 직업 | 동거 여부 |
|---|---|---|---|---|
자격·면허
| 자격명 | 취득일 | 발행기관 |
|---|---|---|
발령 사항
| 발령일 | 구분 | 소속 | 직위 | 비고 |
|---|---|---|---|---|
상벌 사항
| 일자 | 구분 | 내용 | 시행처 |
|---|---|---|---|
인사기록카드 양식 작성 안내
인사기록카드는 회사가 직원 한 명 한 명의 인적사항, 학력, 경력, 자격, 입사 후 발령과 상벌 이력을 모아 관리하는 문서입니다. 입사 시점에 작성해 두고 부서 이동, 승진, 교육 이수 등 변동이 있을 때마다 갱신하며, 인사 담당자가 급여·4대보험·증명서 발급의 기준 자료로 활용합니다.
작성 방법
- 사번, 성명, 생년월일, 연락처, 주소 등 기본 인적사항을 적습니다.
- 입사일, 소속 부서, 직위, 고용 형태를 적습니다.
- 학력과 입사 전 경력, 보유 자격·면허를 적습니다.
- 입사 후 발령(부서 이동, 승진), 교육 이수, 상벌 이력을 날짜순으로 기록합니다.
- 작성일과 확인자를 적고 변경 사항이 생길 때마다 갱신합니다.
작성 팁 · 주의사항
- 근로기준법상 사용자는 근로자 명부를 작성하고 관련 서류를 일정 기간(3년) 보존해야 하므로, 인사기록카드에 명부 항목을 포함해 두면 관리가 편합니다.
- 주민등록번호는 법령에 근거가 있을 때만 처리할 수 있으므로 4대보험·원천징수처럼 필요한 업무 범위 안에서만 수집하고 관리합니다.
- 직무와 관계없는 가족의 직업·재산 같은 정보는 받지 않는 것이 개인정보 보호 측면에서 안전합니다.
- 인사기록카드는 열람 권한을 인사 담당자로 제한하고 잠금 보관하거나 암호를 건 파일로 관리하세요.
자주 묻는 질문
인사기록카드는 법적으로 꼭 작성해야 하나요?
'인사기록카드'라는 이름의 양식이 의무인 것은 아니지만, 근로기준법에 따라 사용자는 근로자 명부를 작성해야 합니다. 많은 회사가 인사기록카드로 이 명부를 겸해 관리합니다.
퇴사한 직원의 인사기록카드는 언제 파기하나요?
법령에서 정한 보존 기간이 지나고 보관 목적이 끝나면 파기하는 것이 원칙입니다. 경력증명서 발급 등을 위해 일부 정보를 더 보관한다면 그 근거와 기간을 정해 두세요.
직원이 자기 인사기록을 보여 달라고 하면 어떻게 하나요?
개인정보 보호법상 정보주체는 자신의 개인정보 열람을 요구할 수 있습니다. 다른 사람의 정보나 평가 의견처럼 제한 사유가 있는 부분은 법이 정한 범위 안에서 판단해야 합니다.
인사기록카드 양식을 한글(HWP) 파일로 받을 수 있나요?
네. 위쪽 ‘내보내기’ 버튼에서 ‘한글 파일 (HWPX)’을 고르면 입력한 내용까지 담긴 인사기록카드 파일을 내려받습니다. 한글(한컴오피스)에서 바로 열어 고쳐 쓸 수 있고, 필요하면 .hwp로 다시 저장하면 됩니다. PDF가 필요하면 ‘인쇄 · PDF 저장’을 고르세요.
인사기록카드 양식을 워드(Word) 파일로 받을 수 있나요?
네. ‘내보내기’ 버튼에서 ‘워드 파일 (DOCX)’을 고르면 입력한 내용까지 담긴 인사기록카드 워드 파일을 내려받습니다. 마이크로소프트 워드, 구글 문서, 한글에서 열어 이어서 고칠 수 있습니다.
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