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電話メモ（伝言メモ）

※ 1枚に6件分の電話メモが入ります。印刷して切り分け、相手の机に貼ったり渡したりして使えます。かかってきた時刻と相手の電話番号は必ず書き、「折り返し」の場合は相手の都合のよい時間も聞いておきましょう。

電話メモ（伝言メモ）の書き方

電話メモ（伝言メモ）のテンプレート（A4）プレビュー — 無料電話メモ（伝言メモ）テンプレート（A4）

電話メモは、不在の人あての電話を受けたときに、相手と用件を正確に伝えるためのメモです。決まった形のメモを使うと、聞き漏れや伝え漏れを防げます。

書き方

A4に印刷して6つに切り分け、電話のそばに置きます。
電話を受けたら、宛名・日時・相手の会社名・名前・電話番号を記入します。
「折り返しお願いします」などの当てはまる項目にチェックし、用件を書きます。
受付者名を書いて、相手の机に貼るか直接渡します。

ポイント・注意点

相手の名前と電話番号は、必ず復唱して確認します。
折り返しの場合は、相手の都合のよい時間帯も聞いておきます。
「至急」の場合は、メモに加えて口頭やチャットでも伝えましょう。
画面上で入力してから印刷することもできます。

電話メモ（伝言メモ）の記入例

宛先: 山田部長様へ
受けた日時: 10月14日 10時20分
相手: 株式会社サンプル物産　田中様（03-1234-5678）
対応: 「折り返しお願いします」にチェック
用件: 来週の打合せ日程の件。本日15時までに折り返しをお願いしたいとのことです。
電話を受けた人: 鈴木

氏名・会社名・連絡先はすべて架空です。上の「記入例を入れる」ボタンで空欄にこの記入例が入り、書き換えなかった部分はもう一度押すと消せます。

よくある質問

電話メモに必ず書くことは？

「誰あてか」「いつ」「誰から（会社名・名前）」「電話番号」「用件」「受けた人」の6つです。

1枚に何件入りますか？

A4・1枚に6件分です。印刷して点線に沿って切り分けて使ってください。

付箋に書くのとどちらがいいですか？

付箋は手軽ですが、項目が決まっていないため書き漏れが起きやすくなります。決まった形の電話メモを使うと、誰が受けても同じ情報が残ります。

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