지출결의서

일반적으로 품의서로 지출 승인을 먼저 받고, 실제 대금을 지급할 때 지출결의서를 작성합니다. 소액 경비는 품의 없이 지출결의서만으로 처리하는 회사도 있습니다.

지출결의서는 회사가 거래처 등에 돈을 지급하기 위해 지출을 결재받는 문서이고, 경비청구서는 직원이 먼저 쓴 업무 비용을 돌려받기 위해 청구하는 문서입니다. 회사에 따라 하나로 합쳐 쓰기도 합니다.

지출의 성격에 따라 복리후생비(직원 식대·경조사), 여비교통비(출장·교통), 접대비(거래처 접대, 세법상 기업업무추진비), 소모품비, 도서인쇄비, 지급수수료 등으로 나눕니다. 회사가 쓰는 회계 프로그램의 계정 목록에 맞추고, 애매하면 회계 담당자에게 확인하세요.

세금계산서, 신용카드 매출전표, 현금영수증, 계산서처럼 받은 증빙의 종류를 적고 원본이나 사본을 첨부합니다. 사업 관련 지출이 건당 3만 원(경조사비는 20만 원)을 넘으면 이런 적격증빙을 받아야 하며, 받지 못하면 가산세 등 세무상 불이익이 있을 수 있습니다.

경조사비처럼 증빙 발급이 어려운 경우 청첩장·부고 사본 등 사실을 입증할 자료를 첨부합니다. 그 밖의 경우는 세무 담당자와 처리 방법을 확인하는 것이 좋습니다. 세무 문의는 국세청(126)에서도 받을 수 있습니다.

세무 신고의 근거가 되는 장부와 증빙은 국세기본법상 원칙적으로 5년간 보관해야 합니다. 회사 규정에 따라 더 길게 보관하기도 합니다.