문서 수발 대장
| 부서·기관명 | |||
|---|---|---|---|
| 연도 | 문서 담당 | ||
수발 기록
| 문서 번호 | 일자 | 구분 | 수신·발신처 | 제목 | 담당 부서 | 처리 결과 | 보존 기간 |
|---|---|---|---|---|---|---|---|
※ 구분에는 받은 문서는 “수”, 보낸 문서는 “발”로 적습니다. 문서 번호는 부서 약칭-연도-일련번호(예: 총무-2026-041)처럼 정해 두면 찾기 쉽습니다.
문서 수발 대장 양식 작성 안내
문서 수발 대장은 회사·기관이 주고받은 공문과 서류를 번호를 붙여 기록하는 장부입니다. 어떤 문서가 언제 들어오고 나갔는지, 누가 처리했는지 확인할 수 있어 문서 분실과 처리 누락을 막아 줍니다.
작성 방법
- 부서·기관명, 연도, 문서 담당을 적습니다.
- 문서가 오거나 나갈 때마다 문서 번호와 일자를 적고, 구분 칸에 수(받음)·발(보냄)을 적습니다.
- 수신·발신처와 문서 제목, 담당 부서를 적습니다.
- 처리가 끝나면 처리 결과와 보존 기간을 적습니다.
작성 팁 · 주의사항
- 문서 번호 규칙(부서-연도-일련번호)을 정해 두면 찾기 쉽습니다.
- 회신이 필요한 문서는 처리 결과 칸에 회신 기한을 적어 두세요.
- 전자 문서도 같은 번호로 대장에 적어 종이·전자 기록을 맞춥니다.
문서 수발 대장 작성 예시
- 부서·기관명
- (주)한빛테크 총무팀
- 연도
- 2026년
- 문서 담당
- 이소연
수발 기록
- 총무-2026-041 · 10.06 · 발 · OO구청 세무과 · 사업장 소재지 변경 신고 · 총무팀 · 접수 완료 · 5년
- 수-2026-118 · 10.08 · 수 · 국민연금공단 · 보험료 정산 안내 · 인사팀 · 10.15 납부 · 3년
- 수-2026-119 · 10.10 · 수 · (주)△△물산 · 단가 조정 요청 · 구매팀 · 회신 10.17 · 5년
- 총무-2026-042 · 10.13 · 발 · (주)OO건설 · 사무실 하자보수 요청 · 총무팀 · 회신 대기 · 5년
- 영업-2026-077 · 10.14 · 발 · OO대학교 산학협력단 · 협약 체결 요청 · 영업1팀 · 검토 중 · 10년
가상 예시 · ‘예시 채우기’로 빈 칸에 넣기
자주 묻는 질문
보존 기간은 어떻게 정하나요?
회사 문서관리 규정을 따르고, 계약·회계 관련 문서는 세법·상법상 보존 기간(대개 5~10년)을 적용합니다.
엑셀로 받을 수 있나요?
네. 엑셀로 받으면 수·발 구분이나 부서별로 걸러 볼 수 있습니다.
공문 양식도 있나요?
네. 공문(OOO 주식회사) 양식에서 문서 번호와 수신처를 넣어 바로 만들 수 있습니다.
문서 수발 대장 파일 받기: 위쪽 ‘내보내기’ → 한글(HWPX)·워드(DOCX)·PDF
함께 쓰는 양식
결재·업무 양식 더 보기: 품의서 · 지출결의서 · 업무보고서 · 출장신청서 · 출장보고서 · 사유서 · 구매요청서 · 시간외근무 신청서 · 업무분장표 · 전결규정표 · 법인인감 사용 신청서 · 법인차량 사용 신청서 · 출장명령서
↑ 문서 수발 대장 작성하러 가기